Menu

Systeeminrichting

Instructie

Om een gedegen invulling te geven aan de samenwerking tussen u als volmacht en ARAG hebben wij wensen gedefinieerd voor het inregelen van de volmachtadministratie. Onderstaande instructie beschrijft hoe u uw administratie kunt inrichten zodat deze naadloos aansluit bij de informatie die ARAG graag van u ontvangt. Hiermee voorkomt u dubbele invoer van gegevens en belangrijker nog, op deze manier zorgt u ervoor dat de cijfers correct en snel uit uw systeem worden gehaald. Er zijn verschillende onderwerpen die aandacht vragen bij het inregelen van het systeem. Voor meer informatie kunt u contact opnemen met de afdeling Volmachtbeheer of via volmachtbeheer@arag.nl. De afdeling Volmachtbeheer is bereikbaar op telefoonnummer 033-4342668.

Polislay-out
Polislay-outHet systeem is zo ingeregeld dat de volgende onderdelen op het polisblad verschijnen:
- NAW-gegevens verzekerde;
- Van toepassing zijnde voorwaarden inclusief versienummer (mnd/jaartal);
- Ingangs- en wijzigingsdatum;
- Verzekerde modules;
- Maximale vergoeding en eigen bijdrage bij inschakeling van een externe juridisch specialist wanneer dit wettelijk niet verplicht is;
- Clausuleteksten (ook oversluit clausule – indien van toepassing);
- Risicodrager;
- Gelieerde ondernemingen;
- Hoedanigheid;
- Extra vestigingen + vestigingsadressen;
- Naam en voorletters particulier verzekerde bij combinatiedekking (zakelijk en particulier).

N.B.: alleen verzekerde modules mogen worden getoond in het kader van een digitale polischeck. Het is ongewenst om het systeem
zo in te regelen dat men kan zien welke modules niet verzekerd zijn.

Voorbeeld polissen

Hieronder vindt u drie voorbeeldpolissen (PRP Particulier, Flexpolis en PRC Zakelijke Markt icm PRP Particulier), waarbij bovenstaande instructies, uitgangspunten en systeemeisen zijn uitgewerkt.
Het betreft voorbeelden met clausuleteksten, de limieten, de gelieerde onderneming, het extra bedrijfsadres en een combipolis:

Voorbeeldpolis PRP Particulier
Voorbeeldpolis Flex
Voorbeeldpolis PRC Zakelijke Markt
Voorbeeldpolis PRC Zakelijke Markt inclusief nevenactiviteiten.

Mochten er toch nog vragen zijn over de correcte polislay-out (of bij een ander ARAG-product), dan kunt u contact opnemen met de afdeling Volmachtbeheer.

Producten
NVGA-protocolAls basis voor de inregeling geldt de productinregeling die is gebaseerd op het NVGA-protocol (v2012) en de aanlevering van gegevens zoals die op basis van dit protocol plaats vindt.
ProductregelingDe ARAG-producten zijn ingeregeld volgens de volgende structuur:
Hoofdbranche --> subbranche --> dekkingen
Hoofdbranche: rechtsbijstand.
Subbranche: ARAG kent een aantal subbranches zoals PRP Particulier, PRC ZZP, PRC VVE. De subbranche-indeling van ARAG dient te worden overgenomen en is te vinden via www.volmachtbeheer.nl/productgegevens of www.arag.nl/productinformatie voor volmachten.
Dekkingen: na de sub branche dienen ook de modules separaat ingeregeld te worden waarbij er herkenbaar moet worden aangegeven of het een zakelijke dan wel particuliere module is; bijv. module A Zakelijke c.q. module A Particulier enz. In het kader van een digitale polischeck is het ongewenst om niet-verzekerde modules als zodanig op het polisblad op te nemen.
ProductcodesDe gevoerde productcodes dienen bekend te zijn bij ARAG. Het meest voor de hand liggende is de productcodes van ARAG over te
nemen zoals die o.a. vermeld staan op www.volmachtbeheer.nl. Indien productcodes worden gewijzigd dan wel nieuwe productcodes worden toegevoegd, zal een vertaaltabel aan ARAG worden aangeleverd. Om te voorkomen dat er ‘vervuiling van inrichting’ ontstaat dienen dezelfde productcodes niet voor verschillende producten gebruikt te worden.
Premie
PremiesPer dekking dient bekend te zijn welke premie hiervoor wordt gerekend. Premies worden zoveel mogelijk ingeregeld via een vaste tabel.
Handmatige premiesIndien premies handmatig worden berekend (bijv. module E of F, handmatige zakelijke dekkingen) dient het systeem middels agenderingen automatisch af te dwingen dat voor de prolongatiedatum de desbetreffende premie wordt geïndexeerd.
Kortingen/toeslagenIndien er afgeweken wordt van de tariefspremie/vaste tabel gebeurt dit door een korting of toeslag te plaatsen op de premie. Hiermee wordt bereikt dat premies in de vaste tabel onaangetast blijven waardoor deze correct indexeren.
Bij voorkeur wordt de vaste tabel niet overschreven tenzij door het systeem wordt afgedwongen dat deze premie per eerstvolgende prolongatiedatum automatisch wordt hersteld naar de premie in de vaste tabel.
Zakelijke Premie(her)berekeningZakelijke premie (her)berekening vindt bij voorkeur plaats via vaste tabellen waarbij de premies op basis van de premiebepalende factoren automatisch worden berekend. Indien gekozen wordt voor een handmatige berekening is het van belang om premies correct te berekenen. In dit geval wordt gebruik gemaakt van een offerteprogramma (ATOSI) waarbij de premieberekening reproduceerbaar wordt opgeslagen bijvoorbeeld d.m.v. een pdf. In het systeem dient zichtbaar te zijn wanneer de brief en evt. rappellen naar de verzekerde zijn verzonden.
Acceptatie
MaatwerkproductenOmdat maatwerkproducten qua inhoud afwijken, is het zaak dat deze producten gevolgd kunnen worden. Om deze reden wordt er een aparte productcode aangemaakt die tevens aan ARAG kenbaar gemaakt wordt.
CollectiviteitenBij collectiviteiten is er sprake van eenzelfde product tegen een afwijkende, meestal lagere premie. Het is van belang dat ARAG deze producten kan volgen. Om deze reden dient er een aparte productcode aangemaakt te worden die aan ARAG kenbaar gemaakt wordt.
Special LimitsVoor het accepteren van dekkingen buiten de standaardrichtlijnen kunt u telefonisch contact opnemen met de afdeling Acceptatie via 033 - 4342801. Een Special Limit is voor ARAG een uitbreiding van de dekking waarbij het risico vergroot wordt. In tegenstelling tot een maatwerkproduct heeft een Special Limit altijd betrekking op een individuele polis.
Special Limits dienen herkenbaar geadministreerd te worden waardoor op eenvoudige wijze selecties te maken zijn. Indien dit niet door systeeminrichtingen mogelijk is, kan er voor worden gekozen om hiervoor afwijkende polisnummers aan te maken bijv. met de toevoeging SL.
NettopremiesIndien er sprake is van een samenwerking op basis van netto premies wordt het systeem zo ingericht dat netto premies herkenbaar zijn en via het NVGA-protocol kunnen worden aangeleverd.
VoorwaardenDe juiste voorwaarden dienen in het systeem vermeld te staan. Als er wijziging van voorwaarden optreedt, wordt het juiste versienummer herkenbaar in het systeem opgenomen. Daarnaast dient de brief in de cliëntenhistorie opgenomen te worden waarin de relatie in kennis is gesteld van de gewijzigde voorwaarden.
AanvraagformulierenIndien een aanvraag via de volmacht tot stand komt, is het van belang dat deze reproduceerbaar wordt opgeslagen. Er dient aandacht te zijn dat alle pagina’s correct zijn gescand.
ClausulesClausules die veelvuldig worden gebruikt en ‘vast’ gekoppeld zijn aan dekkingen dienen te worden ingeregeld in het systeem zodat er bij opmaak van de polis (automatisch) de juiste clausule wordt vermeld. Indien een afwijkende clausulenummering wordt gebruikt, dient men de vertaling aan te leveren aan ARAG.
IngangsdatumDe oorspronkelijke ingangsdatum dient op het polisblad te worden vermeld. Bij de overvoer van een polis naar de volmachtadministratie wordt, in verband met de toebedeling van de schadekosten, de overvoerdatum als ingangsdatum opgenomen. Voor de dekkingsbeoordeling en schadebehandeling is het van belang dat de oorspronkelijke ingangsdatum van de polis in een clausule herkenbaar is.
Naar boven