Menu

(digitale) Acceptatie – Richtlijnen en instructies

1. Richtlijnen en instructies Acceptatie

In het handboek Volmachten zijn de ARAG-producten met hun structuur, de premietarieven en acceptatierichtlijnen opgenomen. Zowel particulier als zakelijk worden alle acceptatiecriteria weergegeven. Zakelijk worden per bedrijfstak op detailniveau de bijzonderheden beschreven. Dit handboek geeft de standaard dekkingsbevoegdheden weer. Het accepteren buiten de standaard acceptatiecriteria is altijd in overleg met ARAG. Polissen, die op basis van afwijkende criteria zijn geaccepteerd, dienen te worden gekenmerkt als Special.

Doelgroep in het zakelijk segment is het Midden- en Kleinbedrijf met maximaal 150 medewerkers. Deze bedrijven hebben doorgaans een omzet die lager is dan € 10 miljoen met een bruto loonsom van € 3 miljoen.

Het aanvragen van een rechtsbijstandverzekering kan uitsluitend door middel van een volledig door de klant ingevuld en ondertekend (digitaal) aanvraagformulier. Aan de hand van het aanvraagformulier kan beoordeeld worden of en tegen welke condities de aangevraagde dekking kan worden aangeboden. Het aanvraagformulier wordt bij de polis geadministreerd. Aanvragen kunnen in geen enkele situatie per order ondertekend worden.

Stichting Centraal Informatie Systeem (CIS)

Voor acceptatie en wijziging van verzekeringen werkt ARAG samen met Stichting Centraal Informatie Systeem. Hier moet u rekening mee houden wanneer u nieuwe ARAG verzekeringen aanvraagt, bestaande ARAG verzekeringen uitbreidt of een verzekeringnemer wijzigt. Alle claimmeldingen van ARAG tot 5 jaar terug staan in de databank van CIS.

Als gevolmachtigde dient u de instructies van ARAG over raadpleging en registratie van (persoons)gegevens in de databank van Stichting CIS op te volgen. Hieronder treft u een aantal aandachtspunten.

Belangrijk bij het werken met CIS

  • Als u een nieuwe verzekering aanvraagt, een bestaande verzekering uitbreidt of een verzekeringnemer wijzigt, dient u CIS te raadplegen. Voor nieuwe aanvragen dient er binnen 50 dagen een FISH hercontrole uitgevoerd te worden.
  • Om dubbele registratie van claims in de CIS databank te voorkomen, mag u voor de branche Rechtsbijstand nooit zelf een claimmelding doen. Dit doet ARAG altijd bij de behandeling van de claim. Wel mag u op basis van onze meldingen de branche Rechtsbijstand raadplegen. Kosteloos eerstelijns telefonisch advies voor ARAG verzekerden wordt niet gezien als claim en dus ook niet geregistreerd in de CIS databank.
  • De registratie in de CIS databank is op zichzelf geen reden tot afwijzing. De informatie mag alleen gebruikt worden als hulpmiddel in de besluitvorming om voor de betreffende persoon wel of geen verzekering af te sluiten. Dit gebeurt altijd op grond van ons acceptatiebeleid.
  • Bij een melding moet worden nagegaan of de gegevens samen met de gegevens op het aanvraagformulier voldoende reden zijn om de aangevraagde verzekeringsovereenkomst af te wijzen. In de situatie dat de gegevens uit de CIS databank niet overeenkomen met de gegevens op het aanvraagformulier is het verplicht de klant de mogelijkheid te geven om dit toe te lichten.
  • De volgende FISH kennisregels worden door ARAG gehanteerd. Deze kennisregels zijn door CIS ingeregeld in het standaard Kennisregel Pakket Volmachten CIS.
    • 3 of meer rechtsbijstandclaims in de afgelopen 3 jaar in de branche A091 (Auto- en verkeersrechtsbijstand)
    • 1 of meer rechtsbijstandclaims in de afgelopen 5 jaar in de branches A092 (Particuliere rechtsbijstand), A093 (Zakelijke rechtsbijstand) en/of A090 (Overige rechtsbijstand).
  • Komt u bij het raadplegen van de CIS databank een EVR- of sanctiemelding tegen, laat uw fraude-contactpersoon dan altijd contact opnemen met de afdeling Speciale Zaken van ARAG, Natascha Weij (033 – 43 42 123) of Anne-Luut Dijkstra (033 – 43 42 132).
  • Op grond van wettelijke voorschriften worden raadplegingen van de CIS-databank elektronisch geregistreerd. Hierbij wordt vastgelegd welke persoon van welke organisatie op welk moment de databank heeft geraadpleegd. Bij een afwijzing op grond van een CIS raadpleging, dient u in uw dossier vast te leggen waarom u de klant niet heeft geaccepteerd.

Wanneer moet een aanvraag uitvallen

In de hierna genoemde situaties moet een aanvraag uitvallen en moet de aanvraag naar een acceptant van de volmacht voor verdere beoordeling:

  • één of meerdere slotvragen zijn met “ja” beantwoord
  • alle slotvragen zijn met “nee” beantwoord en er is wel een hit in CIS (claimmelding of EVR)

Ingangsdatum

Alleen als het aanvraagformulier volledig is ingevuld en ondertekend is door relatie kan een polis worden opgemaakt. Als een kandidaat-verzekeringnemer het aanvraagformulier niet volledig heeft ingevuld mag de verzekering niet worden geaccepteerd. ARAG kent geen bevoegdheid tot voorlopige dekking. De ingangsdatum van de polis is de datum van ontvangst (dagstempel).

Beëindiging, uitbreiding en beperking van de polis

Bij een beëindiging of een beperking van een polis dient in alle gevallen een aantoonbaar door relatie ondertekend verzoek aanwezig te zijn. Een uitbreiding op een polis kan alleen op basis van een aanvraagformulier.

Beëindiging:
Een polis kan worden beëindigd conform de contractduur. Zakelijke polissen (1, 3 of 5 jaar) kunnen na de 1e contractperiode worden beëindigd en vervolgens dagelijks worden opgezegd met inachtneming van een opzegtermijn van twee maanden. Zakelijke polissen met een langere contractduur na de 1e contractperiode, 5 jaar of bij een 2e termijn van 3 jaar, (hiervoor is de uitdrukkelijke toestemming van de klant vereist) en kunnen alleen per expiratiedatum worden opgezegd.

Particuliere polissen (ook gekoppeld aan een bedrijfsmatige polis) hebben een contractduur voor onbepaalde tijd, zijn op iedere moment opzegbaar met een opzegtermijn van een maand.

Polissen met een langere contractduur (hiervoor is de uitdrukkelijke toestemming van de klant vereist) kunnen alleen per expiratiedatum worden opgezegd. Een polis mag tussentijds worden beëindigd wanneer de verzekeringnemer:

  • komt te overlijden, tenzij de partner aangeeft de verzekering op zijn of haar naam voort te willen voortzetten;
  • niet meer in Nederland woont en verblijft;
  • failliet is verklaard;
  • zijn bedrijf heeft opgeheven of niet meer in Nederland gevestigd is.

Overlijden verzekeringnemer:
Bij overlijden van verzekeringnemer zijn de volgende situaties / spelregels met betrekking tot de polis mogelijk:

  • Het overlijden van een verzekeringnemer heeft tot gevolg dat de polis, conform de polisvoorwaarden, automatisch stopt.
  • De partner van verzekeringnemer heeft de mogelijkheid om de polis op haar / zijn naam te continueren.
  • De partner dient tot de kring der verzekerden te behoren en dus tot aan het overlijden 1 huishouden te hebben gevoerd met verzekeringnemer.
  • De mogelijkheid  tot continuatie van de polis geldt voor alle volwassen medeverzekerden (lees: kring der verzekerden) die tot aan het overlijden 1 huishouden hebben gevoerd. Dit betekent dat ook de kinderen, mits volwassen, de polis kunnen continueren. Bij meerdere kinderen is de keuze aan de kinderen. ARAG adviseert bij overname van de polis door 1 van de kinderen een nieuwe polis op te maken. Belangrijke informatie moet zijn dat erfrechtelijke (onderlinge) geschillen met andere kinderen niet verzekerd zijn. Niet onder de oude en niet onder de nieuwe polis. Een clausule met deze uitsluiting / informatie kan verstandig zijn.
  • De erven van de overledene welke niet tot de kring der verzekerden behoren hebben geen mogelijkheid om de polis te continueren.
  • De datum van overlijden is bepalend voor het vaststellen van de kring der verzekerden. Het is niet mogelijk om de polis met terugwerkende kracht op naam van 1 van de erven te zetten indien deze tot de kring der verzekerden behoorde.

Het is (dus) nooit mogelijk de polis voort te zetten onder de verzekeringnemer(s): “de erven van…”.

Uitbreiding:
Een polis kan tussentijds worden uitgebreid tegen de daarvoor geldende premietoeslag. Bij uitbreiding dient verzekeringnemer een nieuw polisblad te ontvangen. De reden van afgifte van de nieuwe polis met de wijzigingsdatum is op het polisblad vermeld. Voor de uitbreiding is de gebruikelijke wachttermijn van toepassing. Bij uitbreiding dient in alle gevallen een aanvraagformulier te worden ingevuld en ondertekend door de klant.

Voor risico uitbreidingen kan ook gebruik gemaakt worden van de werkwijze telefonische/digitale acceptatie. Verwijzingen d.m.v. alleen een bezoekverslaglegging worden niet geaccepteerd.
Voordat een bestaande verzekering wordt uitgebreid, vindt eerst een controle van de premiebetaling plaats. Als blijkt dat verzekeringnemer een betalingsachterstand heeft wordt de mutatie vooralsnog niet doorgevoerd en verzekeringnemer hierover geïnformeerd.

Beperking:
Polissen mogen worden beperkt per opzegmogelijkheid in de polisvoorwaarden. In alle gevallen is het verzoek van verzekeringnemer reproduceerbaar en ontvangt verzekeringnemer een nieuw polisblad. De reden van afgifte van de nieuwe polis met de wijzigingsdatum is op het polisblad vermeld.

Limiet bij Vrije Keuze Rechtshulpverlener

Eenmaal per jaar en alleen per prolongatiedatum kan de verzekeringnemer kiezen voor een andere limiet. De wijziging wordt schriftelijk of via email doorgegeven en in het polisdossier opgeslagen. De gewijzigde limiet geldt niet voor lopende conflicten en voorzienbare gebeurtenissen.

Contractduur

Particuliere polissen (ook gekoppeld aan een bedrijfsmatige polis) hebben een contractduur voor onbepaalde tijd. Ze zijn op iedere moment opzegbaar met een opzegtermijn van een maand.
De standaard contractduur is bij de ProRechtCombinatie® Zakelijke Markt één jaar waarna het contract wordt omgezet in een contract voor onbepaalde tijd waarbij de verzekeringnemer de mogelijkheid heeft om op ieder moment op te zeggen met in achtneming van een maand opzegtermijn.
Wanneer een contract voor vijf jaar wordt afgesloten, dient verzekeringnemer dit expliciet te accepteren door het geven van een uitdrukkelijke toestemming. Voor een vijfjaarcontract geldt een korting van 3%. Voor een contractduur van 3 jaar geldt een korting van 1,5%.

Toekomstaanvragen

In de periode tussen ontvangst van het ingevulde aanvraagformulier en de ingangsdatum van de polis, kunnen wijzigingen plaatsvinden in het risico, de premie, of de voorwaarden. Definitieve acceptatie vindt alleen plaats op de meest recente premie en laatst geldende voorwaarden. Risicowijzigingen moeten uiterlijk 2 maanden (doch niet eerder dan 4 maanden) voor de definitieve ingangsdatum worden opgevraagd bij verzekeringnemer, zodat de slotvragen kunnen worden geactualiseerd en mogelijke geschillen die hieruit voortvloeien nog kunnen worden gemeld op een eventuele lopende polis. Risicowijzigingen danwel aanpassing van de slotvragen moeten op het aanvraagformulier worden vermeld en door verzekeringnemer voor akkoord worden getekend.

Woonplaats/domicilie

ARAG verzekert personen die daadwerkelijk in Nederland (hieronder wordt verstaan het in West-Europa gelegen Nederland) wonen en verblijven. In feite moeten zij hun huishouden (vanuit) in Nederland voeren. Voor het afsluiten van een rechtsbijstandverzekering moet de verzekeringnemer dus in Nederland wonen en verblijven. Verzekeringnemer staat ingeschreven in de Gemeentelijke Basisadministratie Persoonsgegevens (GBA) en maakt minimaal 6 maanden per jaar deel uit van de Nederlandse samenleving. Indien een verzekeringnemer niet (meer) aan deze richtlijn voldoet, wordt de polis geroyeerd.

Ondernemingen

Om in aanmerking te komen voor een rechtsbijstandverzekering van ARAG voldoet de kandidaat-verzekeringnemer in ieder geval aan de volgende eisen:

  1. Een afgesloten beroeps- en/of aansprakelijkheidsverzekering;
  2. In Nederland gevestigd;
  3. Een Nederlandse rechtsvorm (of buitenlandse rechtsvorm in overleg met ARAG);
  4. Ingeschreven in het handelsregister bij de Kamer van Koophandel (KvK);
  5. Uit de oprichtingsfase;
  6. Beschikt over alle vereiste vergunningen;
  7. Voldoet aan de eisen in de Wet Milieubeheer gestelde voorwaarden.

Sociaal verzekeringsrecht

Wanneer een relatie een WAO, WIA, Wajong of Ziektewet uitkering ontvangt, dan wordt beoordeeld of module C Inkomen volledig verzekerd kan worden. Als relatie betrokken is bij een re-integratieproces dan kan voor deze relatie module C Inkomen niet aangeboden worden.
Bij een WAO, WIA of Wajong uitkering is voor acceptatie van belang:

  • Wanneer is relatie uitkeringsgerechtigd op grond van de WAO/WIA/Wajong;
  • Wanneer is relatie voor het laatst gekeurd;
  • Is de laatste (her)keuring afgerond en is men akkoord met de uitslag;
  • Wanneer volgt de volgende keuring?

Bij een Ziektewet uitkering is voor acceptatie van belang:

  • Hoe lang ontvangt relatie een ziektewet uitkering;
  • Beroep/functie van relatie;
  • De naam van de werkgever van relatie;
  • Is de ziekte van relatie een gevolg van het werk (werk gerelateerd).

Tijdelijke uitsluitingen bij reorganisaties

Een aandachtspunt bij acceptatie is of er bij de werkgever van relatie of een medeverzekerde reorganisaties, fusies en saneringen hebben plaatsgevonden of gaan plaatsvinden. Grootschalige ontslagen kunnen grote consequenties hebben voor de schadelast. Wanneer er sprake is van een reorganisatie, fusie en/of saneringen bij de werkgever van relatie of een medeverzekerde, moet onderzocht worden of een (mede) verzekerde hierbij betrokken is. De geschillen die daaruit (kunnen) voortvloeien worden uitgesloten. Hiervoor wordt de voorgeschreven clausule met nummer 740 gebruikt.

(Vrije) Clausule teksten

Bij clausules wordt waar mogelijk de nummering van het handboek aangehouden. Bij een eigen codering informeert de volmacht de maatschappij waarmee de clausules corresponderen.

Vrije clausule teksten worden in alle gevallen in overleg met ARAG opgesteld. Bij het opstellen word de inhoud, de registratie en de periode bepaald. De clausules (bijvoorbeeld burenrecht) worden volledig afgedrukt op een bijlage/polisblad.

2. Wijziging van acceptatierichtlijnen

ARAG kan besluiten om een acceptatierichtlijn te wijzigen. Naast de aanpassing van de digitale versie van het handboek wordt u hierover separaat door ARAG geïnformeerd. U ontvangt dan de nieuwe acceptatierichtlijn met instructie en, indien van toepassing, de bijbehorende clausule. Als gevolmachtigde volgt u de wijzigingen in het acceptatiebeleid op.

3. Telefonische en digitale acceptatie

Wanneer de acceptatie- en slotvragen van het aanvraagformulier telefonisch worden besproken dan wel digitaal worden aangeleverd, adviseren wij u om onderstaande instructie te volgen over welke wijze deze vragen telefonisch dienen te worden besproken/digitaal te worden aangeleverd om vervolgens de ‘elektronische clausule’ te plaatsen. Bij het gebruik van een ‘elektronische clausule’ is het essentieel dat verzekeringnemer voldoende op de hoogte is van het belang van de slotvragen en zich ervan bewust is, dat deze zijn gesteld en zijn beantwoord. Een extra bevestiging hieromtrent, bijvoorbeeld via email, wordt derhalve met klem geadviseerd. Vanuit risicobeheersing adviseren wij hierbij geen onderscheid te maken tussen nieuwe of bestaande relaties.

Algemene richtlijn bij digitale acceptatie en digitale communicatie

Bij digitale acceptatie van een rechtsbijstandverzekering gelden de volgende algemene richtlijnen:
1. De vragen in de online aanvraagstraat (inclusief de slotvragen) moeten exact overeenkomen met de vragen op het standaard aanvraagformulier.
2. Een kandidaat-verzekeringnemer dient een vinkje te zetten bij de verklaring “hierbij verklaar ik de hierboven gestelde vragen naar waarheid te hebben beantwoord”. Hier kan een “i-tje” aan worden toegevoegd met toelichting over de mededelingsplicht.
3. Indien ook digitale communicatie: Kandidaat-verzekeringnemer dient middels een tweede vinkje toestemming te geven voor digitale communicatie (terhandstelling polisvoorwaarden / polisblad / factuur). NB: vinkjes mogen niet vooraf ingevuld zijn.
4. Na invullen van het volledige aanvraagformulier en (twee keer bij elektronische communicatie) akkoordverklaring moet er een bevestigingsmail met de gestelde vragen + de gegeven antwoorden naar de relatie gestuurd worden. De relatie moet in deze e-mail worden verzocht de gegevens te controleren en er moet aangegeven worden dat bij onjuistheden binnen drie werkdagen de wijzigingen doorgegeven moeten worden. In deze e-mail dient ook de toelichting op de reikwijdte van de mededelingsplicht te worden opgenomen. We raden aan bij deze e-mail de polisvoorwaarden (en verzekeringskaart) mee te sturen.
5. De verzekeringskaart, polisvoorwaarden en contactgegevens van de assurantietussenpersoon moeten zowel voor als na het aanvragen van de verzekering makkelijk terug te vinden zijn.
6. Clausule 732 (of 730 of 731) moet gebruikt worden bij acceptatie / polis-administratie. Aan te passen naar de eventuele “ja-vragen” bij de aanvraag. Bij “ja-antwoorden moet de acceptatie handmatig plaatsvinden. Hiervoor moet de assurantietussenpersoon contact opnemen met kandidaat-verzekeringnemer voor verduidelijking van het “ja-antwoord”. Een acceptatiebeslissing nemen op basis van de algemene acceptatieregels.

Telefonische en digitale acceptatie ProRechtPolis Particulier, modules ABC of ABCD

De onderstaande acceptatievragen moeten worden gesteld bij de (telefonische) verkoop van een rechtsbijstanddekking van ProRechtPolis Particulier, modules ABC of ABCD.

Acceptatievragen ProRechtPolis Particulier, Modules ABC of ABCD:

  1. Was u (en/of degenen die tot uw huishouden behoren) eerder voor rechtsbijstand verzekerd?
    a. Zo ja, bij welke maatschappij en tot wanneer?
    b. Heeft u (en/of degenen die tot uw huishouden behoren) de laatste vijf jaar een beroep op deze polis gedaan?
  2. Werd u (en/of degenen die tot uw huishouden behoren) gedurende de afgelopen vijf jaar een verzekering geweigerd of opgezegd of op bijzondere voorwaarden geaccepteerd?
  3. Bent u (en/of degenen die tot uw huishouden behoren) de afgelopen vijf jaar strafrechtelijk vervolgd (anders dan een verkeersovertreding)?
  4. Was u (en/of degenen die tot uw huishouden behoren) gedurende de afgelopen vijf jaar partij geweest in een arbeids-, huur-, buren-, WAO/WIA/Wajong- of ander geschil?
  5. Verwacht u (en/of degenen die tot uw huishouden behoren) binnen afzienbare tijd bij een dergelijk geschil betrokken te raken?
  6. Vinden er op dit moment of in de nabije toekomst binnen het bedrijf waar u (en/of degenen die tot uw huishouden behoren) werkt saneringen, fusies of reorganisaties plaats?
  7. Verwacht u (en/of degenen die tot uw huishouden behoren) binnen afzienbare tijd betrokken te raken bij een geschil over uw vermogen, zoals een effectentransactie?
  8. Zijn er andere feiten en/of omstandigheden bekend die bij het beoordelen van het risico door ARAG van belang zouden kunnen zijn?

Telefonische aanvraag:

Afspraak bij één (of meer) “Ja” antwoord(en)

Als één of meer vragen met “Ja” wordt beantwoord aan de telefoon, dan moet worden verwezen naar een digitaal aanvraagformulier of moet een fysiek aanvraagformulier worden toegestuurd om het “Ja”-antwoord uitgebreid toe te kunnen lichten.

Telefonische en digitale aanvraag:

De vragen 1a en 1b worden natuurlijk alleen gesteld indien vraag 1 met “Ja” wordt beantwoord. Er moet een (uitgebreide) toelichting worden gevraagd indien één van de vragen 1b of 2 t/m 8 met “Ja” wordt beantwoord.

Afspraak bij 8 “Nee” antwoorden

(a): Bevestigingsemail van de aanvraag:

Inleiding
Hartelijk dank voor uw aanvraag voor een rechtsbijstandverzekering. U ontvangt binnenkort de polis en de voorwaarden van deze verzekering. U heeft na ontvangst hiervan 14 dagen de tijd om te besluiten of u deze verzekering wilt. Besluit u alsnog dat u deze verzekering niet wilt, dan moet u dat schriftelijk kenbaar maken, binnen deze termijn, aan XXX. Uw verzekering wordt dan geroyeerd per ingangsdatum en eventuele geïncasseerde premie wordt dan volledig terugbetaald. Na deze termijn nemen wij aan dat u deze verzekering wilt hebben en alle gegevens correct zijn.

Antwoorden op acceptatievragen
U dient hier de gestelde acceptatievragen en de daarop gegeven antwoorden volledig te vermelden.

Toelichting op reikwijdte van de mededelingsplicht
Als aanvrager/kandidaat-verzekeringnemer bent u verplicht de gestelde vragen zo volledig mogelijk te beantwoorden. Dit geldt ook voor feiten en omstandigheden die betrekking hebben op een bij het sluiten van deze verzekering bekende derde, wiens belangen worden meeverzekerd. Bij de beantwoording is bovendien niet alleen uw eigen wetenschap bepalend, maar ook die van de andere belanghebbenden bij deze verzekering. Vragen, waarvan u het antwoord al bij de verzekeraar bekend veronderstelt, moet u toch zo volledig mogelijk beantwoorden. Feiten en omstandigheden, die u bekend worden nadat u deze aanvraag heeft ingezonden, maar voordat de verzekeraar u heeft bericht over zijn definitieve beslissing het door u ter verzekering aangeboden risico al dan niet te verzekeren, moet u alsnog aan de verzekeraar mededelen, indien deze vallen onder de vraagstelling in het aanvraagformulier.
Indien u niet of niet volledig aan uw mededelingsplicht heeft voldaan, kan dat ertoe leiden dat het recht op rechtsbijstand wordt beperkt of zelfs vervalt. Indien u met opzet tot misleiden van de verzekeraar heeft gehandeld of deze bij kennis omtrent de ware stand van zaken de verzekering nimmer zou hebben gesloten, heeft hij tevens het recht de verzekering op te zeggen.

Bijlage:
Het is raadzaam om de polisvoorwaarden bij deze email mee te sturen. Hierdoor ontvangt de kandidaat-verzekeringnemer voorafgaand aan de overeenkomst (de polis en) de polisvoorwaarden.

(b): Clausule 732 op polis plaatsen

In verband met voorgaande verklaringen wijzen wij u met nadruk op artikel 928 Boek 7 BW. Dit artikel bepaalt dat als bij het aangaan van de verzekering onjuiste of onvolledige gegevens zijn verstrekt, de verzekeraar onder meer uw schade niet (verder) zal behandelen en eventueel de overeenkomst kan opzeggen. U heeft dus de plicht om informatie te verstrekken die van belang kan zijn voor de beoordeling van het te verzekeren risico en de persoon van de aanvrager en andere belanghebbenden.

Afspraak bij één of meer “Ja” antwoorden

(a): Bevestigingsemail van de digitale aanvraag:
U kunt hierbij de methodiek zoals beschreven bij de Bevestigingsmail (Inleiding / Antwoorden / Toelichting) van “Nee” antwoorden volgen.

(b): Aanvraag beoordelen op risico nav van “Ja”-antwoord(en):
Het is afhankelijk van de door prospect gegeven toelichting hoe de “Ja”-antwoorden moeten worden behandeld; er zijn vijf mogelijkheden:

  1. Polis niet accepteren;
  2. Dekking niet accepteren (clausuleren);
  3. Dekking deels (niet) accepteren (clausuleren);
  4. Dekking accepteren (clausuleren);
  5. Dekking accepteren (niet clausuleren).

(c): Bij acceptatie van het rechtsbijstandrisico clausule plaatsen:

Situatie 1:
Schriftelijk communiceren dat acceptatie van de aangevraagde rechtsbijstandverzekering niet mogelijk is.

Situatie 2 t/m 4:
De voorgestelde en door kandidaat-verzekeringnemer geaccordeerde clausule plaatsen op polis + aangepaste clausule 732 opnemen. De clausule vervangt nl. één van de bullits in clausule 732. Bij een clausule waarin staat dat een aanstaande reorganisatie wordt uitgesloten, mag bullit 4 uit clausule 732 worden verwijderd.

Situatie 5:
Schriftelijk communiceren dat de door kandidaat-verzekeringnemer opgegeven “Ja”-antwoord geen belemmering voor acceptatie van de aangevraagde rechtsbijstandverzekering is (bijv. opgegeven is een oud huurgeschil terwijl kandidaat-verzekeringnemer inmiddels een eigen woning heeft). Daarna clausule 732 plaatsen op de polis.

4. Premieherberekening

De premie voor de rechtsbijstandverzekering bedrijven wordt jaarlijks per hoofdpremievervaldatum opnieuw vastgesteld. Dit gebeurt aan de hand van de cijfers binnen de onderneming over het afgelopen boekjaar. Het premieherberekeningsformulier wordt 6 maanden voor de hoofdpremievervaldatum ter invulling naar de verzekeringnemer gestuurd. Om de twee maanden wordt er een rappel gestuurd. Wanneer het premieherberekeningsformulier niet/niet tijdig (voor de premievervaldatum) is ontvangen zijn veranderingen (zoals een bedrijfsuitbreiding, veranderingen in het aantal of soort bedrijfsauto’s, personeel, lonen en bedrijfsadressen) van de ondernemingen niet verzekerd. Er is dan verzekeringsdekking voor de ondernemingen zoals ze in de administratie staan. Het premieherberekeningsformulier moet nog steeds worden ingevuld en teruggestuurd. Vanaf het moment van ontvangst is er weer dekking volgens de verstrekte gegevens. Als de bedrijfsactiviteiten veranderen of als bijvoorbeeld een eenmanszaak in een BV verandert, moet dat wel meteen worden doorgegeven. Het premieherberekeningsformulier is in de administratie opgeslagen en de premiebepalende factoren zijn herkenbaar.

Op het premieherberekeningsformulier worden de kerngegevens van de polis weergegeven (de premieherberekeningsformulieren staan onder documenten in het handboek). Wanneer gebruik wordt gemaakt van een zelf ontwikkeld premieherberekeningsformulier voor diverse soorten verzekeringen, dan worden minimaal dezelfde vragen gesteld als op het ARAG formulier. Eventuele wijzigingen binnen de onderneming over het afgelopen verzekeringsjaar kunnen per onderwerp worden aangegeven. Wanneer het premieherberekeningformulier niet voor de hoofdpremievervaldatum is ontvangen, wordt clausule 520 (of clausule 521 bij PRC Verenigingen of clausule 522 bij PRC ZM, met alleen Module A of clausule 523 bij PRC Regres of PRC BIG) op de polis geplaatst.

Bij (te) late inzending van het premieherberekeningsformulier wordt dit verwerkt als een mutatie, d.w.z. resulterend in een restitutie- of suppletieboeking. Zakelijke premie(her)berekening vindt bij voorkeur plaats via vaste tabellen, waarbij de premies op basis van de premiebepalende factoren automatisch worden berekend. Indien gekozen wordt voor een handmatige berekening is het van belang om premies correct te berekenen. In dit geval wordt gebruik gemaakt van een offerteprogramma waarbij de premieberekening reproduceerbaar wordt opgeslagen bijvoorbeeld d.m.v. een pdf. In het systeem dient zichtbaar te zijn wanneer de brief en eventuele rappellen naar de verzekerde zijn verzonden.

Klantvraag: welke bedrijfsgegevens moet/mag ik gebruiken? Welk boekjaar?
Het is niet altijd mogelijk een exacte opgave te doen van bijvoorbeeld de loonsom omdat ARAG vraagt het opgaveformulier voor het einde van het boekjaar terug te sturen. Het is belangrijk dat de opgegeven gegevens een zo goed mogelijk beeld geven van de bedrijfsactiviteit(en) en de omvang van de verzekerde onderneming(en). In de meeste situaties is het akkoord om de gegevens van het laatst afgeronde boekjaar op te geven. Voor gegevens waarvan op het moment van invullen van het formulier bekend is dat deze voor het ingaan van het nieuwe verzekeringsjaar wijzigen (het is bijvoorbeeld al bekend dat er vanaf volgende maand 4 auto’s zijn in plaats van 2, of 3 medewerkers in plaats van 5), dienen deze gewijzigde gegevens (of een zo goed mogelijke indicatie) opgegeven te worden.

Klantvraag: wanneer moet ik wijzigingen tussentijds doorgeven?
Zoals in artikel 15 (geef veranderingen aan ons door) van de polisvoorwaarden is omschreven, dienen wijzigingen van bedrijfsactiviteiten en/of rechtsvorm meteen/direct aan ARAG doorgegeven te worden. Dit is belangrijke informatie voor ARAG om te kunnen beoordelen of de nieuwe activiteit niet of anders verzekerd dient te worden, of dat ARAG een andere premiestelling wil aanhouden.

 

5. Maatwerk verzekeringen

Wanneer er van de standaardproductenlijn wordt afgeweken en er voor een speciale doelgroep een product wordt gebouwd, spreken we van maatwerk. Maatwerk kan worden geleverd op dekking, premie of een combinatie van beiden. Voor het aanvragen van maatwerk kunt u contact opnemen met uw Business Development Manager. Maatwerkproducten worden altijd met een aparte branche- of productcode in de volmachtadministratie geregistreerd, kennen één of meerdere evaluatiemomenten en vallen onder de premie-indexering, die jaarlijks doorgevoerd kan worden. Maatwerkproducten kunnen niet worden overgevoerd naar een andere volmacht(administratie) dan waarmee de afspraak is gemaakt.
ARAG biedt geen exclusiviteit op maatwerk.

6. Acceptatie buiten de richtlijn/Special limits

Onder een Special Limit wordt verstaan het offreren of het accepteren van een verzekeringsaanvraag, die afwijkt van de standaard acceptatierichtlijn en een risicoverzwaring met zich meebrengt. Aanvragen buiten de in dit handboek toegestane richtlijn zijn alleen te sluiten in volmacht met schriftelijke toestemming van ARAG. De acceptant van ARAG doet de risicobeoordeling en neemt een beslissing. Indien acceptatie buiten de richtlijn op vastgestelde condities wordt toegestaan, dan dient deze polis te worden gekenmerkt als een Special Limit (u ontvangt hiervan verzoek van ARAG). Mutaties op bestaande Special Limits dienen altijd te worden doorgegeven en als zodanig te worden gefiatteerd. ARAG bevestigt in beide gevallen de acceptatie. Specials worden herkenbaar in de volmachtadministratie vastgelegd. De polis wordt voorzien van clausule 441.

Jaarlijks vindt een rendementsanalyse van de Special Limit plaats. Waar nodig behoudt ARAG zich het recht voor de Special Limit te beëindigen, de dekking te beperken danwel de premie te verhogen. U wordt hierover door ARAG geïnformeerd.

7. Wijziging polisvoorwaarden en/of premie

1. Wijziging polisvoorwaarden / premie:
Door ARAG doorgevoerde voorwaarden/wijzigingen dienen door een gevolmachtigde te worden gevolgd. ARAG informeert de volmacht over de realisatiedatum. Afwijkingen hierop zijn niet toegestaan. Benadrukt wordt, dat de administratie van een volmacht dient te voldoen aan de wensen van ARAG. De financiële consequenties zijn geheel voor rekening van de volmacht, indien deze voortkomen uit het niet opvolgen van een voorwaardenaanpassing. De kosten van rechtshulp worden op de gevolmachtigde verhaald.

2. Communicatie van wijziging naar verzekeringnemers:
Ook bij een wijziging van de premie (bijvoorbeeld bij indexatie) adviseren wij een polisblad / prolongatiebrief (behorend bij polisnummer X) naar verzekeringnemer te sturen, omdat hiermee verzekeringnemer gevraagd kan worden de geregistreerde dekking / VKR-limieten te controleren op juistheid / passendheid.
Bij een wijziging van de polisvoorwaarden (al dan niet in combinatie met een premieaanpassing) adviseren wij niet alleen een polisblad / prolongatiebrief (behorend bij polisnummer X) naar verzekeringnemer te sturen, maar ook de polisvoorwaarden.
Het is vanuit kostenoverwegingen ook mogelijk de polisvoorwaarden in Pdf-formaat naar verzekeringnemer te mailen.
Uitspraak 2018-122 van de Geschillencommissie Financiële Dienstverlening geeft aan dat alleen een verwijzing naar de website van het intermediair (d.m.v. een hyperlink) niet rechtsgeldig is.
Tevens biedt het de mogelijkheid verzekeringnemer te vragen de geregistreerde dekking / VKR-limieten te controleren op juistheid / passendheid.

3. Administratie polisvoorwaarden (in systemen / op polisblad):
Basis is, dat de voorwaardennummering van ARAG dient te worden gehanteerd. ARAG hanteert het  zogenaamde versienummer (mnd/jaartal), nooit de drukwerkversie. Ingeval van maatwerk danwel gelabelde pakketten kan de eigen voorwaardennummering worden gebruikt. Deze informatie dient u (voorafgaand aan introductie), inclusief de gebruikte productcodes in uw administratie  aan ARAG kenbaar te maken.

8. Gedragscodes geïnformeerde verlenging en contractstermijnen

Deze gedragscode omvat de wettelijke regeling voor de opzegtermijn van een verzekering. Daarnaast heeft de verzekeringsbranche voor particuliere en zakelijke schade- en inkomensverzekeringen twee gedragscodes opgesteld, die verder gaan dan het verzekeringsrecht. Er wordt door verzekeraars aan de verzekeringnemer meer inzicht gegeven in de naderende contractverlenging, er is meer keuzevrijheid, ook voor de contractstermijn. In de volmachtadministratie kan worden aangetoond, dat deze gedragscodes worden nageleefd.

9. Indexering

De premie (componenten) kan door ARAG jaarlijks eenzijdig en op basis van de verzekeringsovereenkomst worden aangepast aan de prijsontwikkelingen. Als grondslag voor de particuliere verzekeringen wordt de consumentenprijsindex voor alle huishoudens van het Centraal Bureau voor de Statistiek (CBS) gebruikt. Voor de zakelijke polissen wordt uitgegaan van de loonindex van het CBS.
Vanaf de polisvoorwaardenversies “2020”gebruikt ARAG een andere, meer bij onze branche passende, index: de Dienstenprijsindex Rechtskundige Diensten. Het Centraal Bureau voor de Statistiek maakt deze index op basis van de prijzen die consumenten en bedrijven betalen voor juridische dienstverlening.

Een premie-indexering is geen reden voor beëindiging van de verzekering. Het is van belang om alert te zijn op premies, die met een handmatige berekening in de volmachtadministratie zijn opgenomen. Ervaring leert dat deze premies vaak betrekking hebben op de zakelijke dekkingen, de modules E en F en de producten Vereniging van Appartementseigenaren en Verenigingen. Over het algemeen wordt een indexering op zakelijke polissen doorgevoerd voor zover er een jaarlijkse premieherberekening wordt toegepast. Dit is immers een moment om de premie op het actuele tarief te berekenen. Omdat premieherberekening meestal niet wordt toegepast bij de genoemde voorbeelden is er een groot risico dat deze dekkingen niet indexeren. Het gevolg zal zijn dat er vanwege het ontbreken van de indexering na enkele jaren, in de ogen van verzekeringnemer, sprake zal zijn van een premieverhoging hetgeen kan leiden tot royement. Om aan deze dekkingen voldoende aandacht te kunnen schenken, is het van belang om handmatig berekende premies te voorzien van een jaarlijkse terugkerende agendering. Wanneer deze premies vervolgens met de premie-indicator op de website van ARAG worden berekend, heeft u een waarborg voor een juiste index.

10. Lay-out polisblad

Een polis blad dient aan bepaalde eisen te voldoen. Deze eisen worden gesteld ten behoeve van een eventuele dekkingsbeoordeling bij schade.

  • NAW-gegevens verzekeringnemer;
  • Van toepassing zijnde voorwaarden inclusief versienummer (maand en/of jaartal, conform titel polisvoorwaarden);
  • Ingangs- en (laatste) wijzigingsdatum (en wijzigingsreden);
  • Verzekerde modules;
  • Maximale vergoeding en eigen bijdrage bij inschakeling van een externe juridisch specialist / rechtshulpverlener wanneer dit wettelijk niet verplicht is;
  • Clausuleteksten (ook oversluitclausule – indien van toepassing);
  • Risicodrager;
  • Gelieerde ondernemingen;
  • Duidelijke hoedanigheidsomschrijving;
  • Aantal extra vestigingen + vestigingsadressen;
  • Initialen + naam + adres + woonplaats + verzekerde module(s) per particulier verzekerde voor de gezinsrechtsbijstand (indien gecombineerde polis).
Naar boven