Menu

Algemeen volmacht

1. Basis uitgangspunten

Binnen een volmachtsamenwerking moet er sprake zijn van wederzijds begrip en vertrouwen. Voorafgaand aan de definitieve aanstelling wordt een vergoeding voor de uitbesteding afgesproken. Wijzigingen hierin worden of door wetgeving bepaald of in overleg met elkaar afgestemd.

Ten behoeve van efficiency maakt ARAG gebruik van externe partijen, waaronder Market Scan en Volmachtbeheer.nl. Deze tools worden ontwikkeld op kosten van ARAG en zijn vrij ter gebruik van de gevolmachtigde. Het gebruik van deze tools heeft efficiency tot doel. Voor gevolmachtigden betekent dit één loket voor volmachtdata en -boekingen via Market Scan en één loket voor basisgegevens van gevolmachtigden en maatschappijen en het agentenbeheer via Volmachtbeheer.nl.

2. Portefeuille/boekingsdata

De gevolmachtigde levert aan ARAG, of een door ARAG aangewezen derde partij, maandelijks de boekingsinformatie en het data dump (polis)bestand aan. In het kader van portefeuillebeheer rapporteert ARAG aan de gevolmachtigde over de ontwikkelingen zoals premie, schade, rendement, klachten, naselectie en fraude. De gevolmachtigde verstrekt een terugkoppeling van de polissen die boven de cap uitkomen en van de opvolging uit naselectieverzoeken.

In de boekingsinformatie staat vermeld: de geboekte totale bruto premie, provisie en volmachtvergoeding en eventueel ten laste van de volmacht gemaakte kosten.

De data dump bevat alle polisgegevens, inclusief de NAW van verzekerden. Deze gegevens worden gebruikt voor de Volmacht Resultaten Analyse (VRA) en VPI-Polisinformatie  (t.b.v. dekkingscontrole schademeldingen, monitoring portefeuille –nieuwsluit, up/down-sell en royement).

3. Kwaliteitscriteria

Waar mogelijk voor de niche rechtsbijstand, conformeert ARAG zich aan de uitgangspunten zoals deze worden opgesteld door het NVGA, de branchevereniging voor gevolmachtigden. Binnen de samenwerkingsovereenkomst is op basis van de NVGA-normering en het beloningsbeleid sprake van kwaliteitscriteria. Basis voor de volmacht samenwerking is dat de kwaliteitseisen uit de samenwerkingsovereenkomst worden toegepast. Door middel van een kwartaalrapportage wordt de gevolmachtigde op de hoogte gehouden van de items rondom de bedrijfsvoering. Per naselectie verzoek rapporteert de gevolmachtigde over de genomen maatregel. Jaarlijks ontvangt de gevolmachtigde van ARAG het beloningsvoorstel voor het nieuwe jaar, waarbij het gebruik van eventuele afslagen wordt toegelicht.

4. Accountantsverklaringen

Zoals opgenomen in de samenwerkingsovereenkomst dient te allen tijde jaarlijks een financiële accountantsverklaring met betrekking tot de ARAG portefeuille te worden opgesteld door een registeraccountant. Daarnaast dient het Werkprogramma Risicobeheersing Volmachten met bijbehorende accountantsverklaring jaarlijks uitgevoerd en aangeleverd te worden.

Financiële verklaring

Binnen 4 weken na het sluiten van ieder kwartaal levert de gevolmachtigde de rekening-courantgegevens aan bij ARAG. In de afrekening zijn vermeld de geboekte totale bruto premie, provisie en volmachtvergoeding en eventueel ten laste van de volmacht gemaakte kosten. Na bevestiging van het saldo door ARAG draagt de gevolmachtigde het saldo uiterlijk zes weken na afloop van het betreffende kwartaal aan ARAG af. Om een juiste afdracht van de premies te garanderen is in de samenwerkingsovereenkomst opgenomen dat deze afdrachten eenmaal per jaar geaccordeerd wordt door een accountant (registeraccountant of accountants-administratieconsulent). De verklaringen, die niet door een RA of AA zijn geaccordeerd worden niet geaccepteerd, omdat ze niet voldoen aan de bepalingen in de samenwerkingsovereenkomst. De financiële verklaring dient jaarlijks voor 1 juli in het bezit van ARAG te zijn.

Werkprogramma Risicobeheersing Volmachten

Naast de financiële verklaring dient de gevolmachtigde jaarlijks aan te tonen dat er voldoende beheersmaatregelen zijn getroffen om een juiste administratie te voeren. Hiertoe wordt gebruik gemaakt van het Werkprogramma Risicobeheersing Volmachten. Dit programma staat ter beschikking via www.volmachtbeheer. Jaarlijks dient voor 01 maart de rapportage van het Werkprogramma over het afgelopen jaar afgerond en ingediend te zijn bij ARAG.

5. Auditing en opvolging

Een concurrentiële (of maatschappij) audit is het controleren van een volmacht, waarbij het doel is om zekerheid aan de volmachtgever te verstrekken en waarbij het onderzoek zich richt op werking van interne beheersmaatregelen.

Als uitgangspunt wordt om de drie jaar een controle bij de volmacht verricht. De portefeuille wordt getoetst op basis van de regels en richtlijnen, welke onderdeel uitmaken van de samenwerkingsovereenkomst danwel aanpassingen die tussentijds door ARAG vanuit beleidsbepaling worden gecommuniceerd. Naast een interview vindt er een dossiercontrole plaats aan de hand van twintig vooraf geselecteerde polisdossiers. Deze dossiers zijn onder andere geselecteerd op kortingen, premies, collectiviteiten, dekkingen en voorwaarden. Daarnaast worden van drie aselectief gekozen schademeldingen de polisgegevens gecontroleerd. Deze schademeldingen bestrijken de afgelopen twaalf maanden. Wanneer er dossiers zijn behandeld door onze afdeling Speciale Zaken, kunnen er vanuit deze invalshoek dossiers in de controle worden betrokken.

De bevindingen uit de audit worden in een conceptrapport vastgelegd en naar de volmachtnemer gestuurd. Na controle en toevoeging van het commentaar van de volmachtnemer krijgt het rapport de status van definitief. De opvolgingen van de aanbevelingen uit het rapport worden gecontroleerd.

6. Beëindiging van de volmachtsamenwerking

De samenwerking wordt aangegaan voor onbepaalde tijd. Er kunnen echter redenen zijn om de samenwerking te beëindigen. Dit kan betekenen dat de samenwerkingsovereenkomst door volmachtgever en/of volmachtnemer per aangetekende brief wordt opgezegd, per 1 januari van ieder jaar, waarbij een opzegtermijn van tenminste vier maanden geldt. Daarnaast kunnen er ook dringende redenen zijn om de samenwerkingsovereenkomst met onmiddellijke ingang te beëindigen.

Bij beëindiging dient over het laatste boekjaar een accountantsverklaring te worden aangeleverd en onderhoudt de Business Development Manager het contact met de volmacht over de afwikkeling.

Naar boven